Accord de traitement des données — Jour J

Version 1.1 — 13 octobre 2026

Le présent accord s'applique entre l'utilisateur qui ouvre un espace Jour J pour organiser un événement (l'« Organisateur », responsable du traitement) et Prosess-Concept Sàrl, Zone Industrielle Bovéry 65, 1868 Collombey, Suisse, IDE CHE-142.593.351 (le « Prestataire », sous-traitant). Il complète les conditions générales et les conditions des formules, conformément à l'art. 9 de la loi fédérale sur la protection des données (LPD) et, lorsqu'il s'applique, à l'art. 28 du RGPD. L'Organisateur l'accepte depuis son espace ; la version, la date, l'adresse IP et le navigateur sont enregistrés.

1. Objet et durée

Le Prestataire traite, pour le compte de l'Organisateur et pendant la durée d'utilisation de l'espace, les données personnelles que l'Organisateur saisit ou collecte avec Jour J au sujet de ses invités et accompagnants, bénévoles, membres du staff et participants de sa billetterie (les « Personnes concernées »).

2. Nature des données et finalités

Identité et coordonnées, réponses aux invitations, nombre et âge (adulte / enfant) des accompagnants, régimes alimentaires et allergies (données de santé, recueillies avec le consentement exprès de la personne), créneaux et horaires, contacts d'urgence du staff, informations demandées aux participants, billets et contrôles d'accès. Finalité unique : permettre à l'Organisateur de préparer et de tenir son événement (listes, plan de table, plannings, envois d'emails et de billets, contrôle à l'entrée).

3. Obligations du Prestataire

• ne traiter les données que sur instruction documentée de l'Organisateur — ses gestes dans l'espace valent instruction — et ne jamais les utiliser à ses propres fins ;
• garantir la confidentialité : seules les personnes qui en ont besoin pour le service y accèdent, et elles sont tenues au secret ;
• appliquer des mesures de sécurité adaptées : hébergement en Suisse, chiffrement des connexions, liens d'accès signés, limités dans le temps et révocables, limites d'essais contre les abus, sauvegarde quotidienne vérifiée, journal sans adresse en clair, copie de sauvegarde chiffrée avant de quitter nos serveurs ;
• aider l'Organisateur à répondre aux demandes des Personnes concernées (accès, rectification, effacement, retrait du consentement) : exports CSV, modification et suppression dans l'espace, et transmission de toute demande reçue directement ;
• notifier à l'Organisateur toute violation de données le concernant, dans les meilleurs délais et au plus tard 72 heures après en avoir eu connaissance, avec les informations utiles à ses propres notifications ;
• effacer les données à la fin du traitement : allergies, régimes, contacts d'urgence, informations des participants, liste d'attente et disponibilités 30 jours après l'événement ; l'espace entier 12 mois après l'événement (l'Organisateur étant prévenu un mois avant) ou dès que l'Organisateur le supprime ; les sauvegardes sont écrasées sous 14 jours sur nos serveurs, et la copie chiffrée hors serveur disparaît au plus tard 40 jours après sa création ;
• mettre à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord et répondre aux questions raisonnables de l'Organisateur.

4. Sous-traitants ultérieurs

L'Organisateur autorise le recours aux sous-traitants suivants : Infomaniak Network SA (Genève, Suisse — hébergement, emails) ; Google (Google LLC, USA, Data Privacy Framework — conservation d'une copie de sauvegarde chiffrée de la base, dans le Drive de Prosess-Concept Sàrl : elle est chiffrée sur nos serveurs en Suisse avant l'envoi (AES-256, clé RSA-3072), Google n'a pas la clé et ne peut pas la lire ; 7 copies tournantes, effacées au plus tard 40 jours après leur création) ; Stripe Payments Europe Ltd (Irlande) et Stripe, LLC (USA, Data Privacy Framework) — paiements de la billetterie, par le compte Stripe de l'Organisateur. Le Prestataire informe l'Organisateur de tout changement prévu au moins 30 jours à l'avance, par email ou dans l'espace ; l'Organisateur peut s'y opposer en cessant d'utiliser le service et en supprimant son espace. Le Prestataire impose à ses sous-traitants des obligations équivalentes.

Les données des Personnes concernées ne sont transmises à aucun outil d'intelligence artificielle.

5. Obligations de l'Organisateur

L'Organisateur s'assure de disposer d'une base légale pour chaque donnée qu'il saisit, informe les Personnes concernées (il peut renvoyer à la notice Jour J, affichée sous chaque formulaire), n'enregistre une allergie ou un régime lié à la santé qu'avec le consentement exprès de la personne, ne saisit que les données nécessaires à son événement et répond aux demandes des Personnes concernées.

6. Droit applicable

Le présent accord est soumis au droit suisse ; le for est celui prévu par les conditions générales. En cas de contradiction, le présent accord prime pour tout ce qui concerne la protection des données.